電話・FAXの注文を転記する手間を減らしたい｜Googleフォームでどこまでできる？

電話で聞いた注文を紙にメモし、FAXの注文書と合わせて一覧表へ入力し直す。この作業に手間がかかっていませんか。

注文する人にフォームへ入力してもらい、その内容が一覧へ直接残れば、打ち直す工程を省けます。ただし、取引先が使いづらくなったり、確認の電話が増えたりしては困ります。

そこで、Googleフォームで架空の注文を受け付け、一覧への記録・合計計算・受付控えの送信と、スマートフォンでの入力を試しました。今回の条件では一連の処理を確認できましたが、在庫・納期の確認は人に残ります。自社で使えそうか、確認できた範囲と制約を紹介します。

注文を打ち直さず一覧に残せるか

電話・FAXの注文では、受付後に紙の内容を一覧へ転記し、金額を計算して返事をする流れになりがちです。今回試した仕組みでは、注文者がフォームへ数量を入力すると、回答がスプレッドシートへ記録され、送信後に合計を計算して受付控えを送ります。

架空データで正常に終了した注文は11件でした。すべてで回答記録、計算結果、受付控え各1通を確認しています。フォームを使う注文については、回答を一覧へ打ち直す工程を置き換えられる構成です。

ただし、会社全体でどれだけ時間が短くなるか、転記ミスが何件減るかは測っていません。今回確認したのは、この流れが動くことまでです。回答を一覧へ残す部分はフォームの機能で、商品単価を参照した合計計算と独自の受付控えにはApps Scriptを使いました。回答内容の控えだけで足りる場合は、フォームの標準機能を使う選択もあります。回答の管理に関するGoogleフォーム公式ヘルプも確認してください。

取引先が無理なく注文できるか

受注する側の都合だけでフォーム化を決めると、注文する側の負担が増えるおそれがあります。そのため、5商品版と20商品版を、パソコンと実機スマートフォンで入力しました。どちらも最初から全商品を0にしたリンクを開き、注文する数量だけを変更する条件です。

商品数・端末	入力時間	操作した感想
5商品・PC	30秒	問題なし
5商品・スマホ	28秒	使い方は悪くない
20商品・PC	38秒	操作は問題ないが長く感じる
20商品・スマホ	32秒	操作性は大丈夫だが長く感じる

2026年8月11日に各条件1回、筆者が操作した結果です。顧客の利用結果ではなく、一般的な入力時間や上限を示すものでもありません。それでも、5商品版は扱いやすく、20商品を縦に固定表示すると両端末で長く感じたことは、導入前に確認する材料になります。取引先が使ってくれるか、従来の注文方法より楽になるかは自社で確かめる必要があります。

導入しても、人の確認が必要なこと

今回のフォームでは、入力中に合計金額を表示せず、送信後に計算します。送るメールも注文確定ではなく「受付控え」です。在庫や納期を確認してから、別途注文を確定する運用にしました。

同じ内容を続けて送っても、自動で重複注文とは判定しません。全商品が0、商品マスタにない商品、処理の失敗では受付控えを送らず、回答とエラーを記録するため、管理者の確認が必要です。誤入力や障害がなくなる仕組みではありません。

検証したのは単価が固定の商品です。税・送料・値引き・取引先別価格、決済、在庫引当は対象外でした。実際に使う前には、フォームと回答一覧を誰が見られるか、エラーや重複らしい注文を誰が確認するかも決めておく必要があります。

自社で試すなら、少数商品・一部の取引先から

商品と単価が単純で、協力して試してくれる取引先があり、在庫・納期を確認する担当者がいるなら候補になります。最初から電話・FAXをやめず、一部の商品・取引先だけで始める方が判断しやすくなります。同じ注文がフォームと電話の両方から来た場合に、誰がどちらを確認するかも先に決めます。

導入前後は、受注側の転記・確認にかかる合計時間、問い合わせや修正の件数、注文する側の使いやすさを見ます。これは今回の成果ではなく、自社に合うかを判断するための確認項目です。確認作業や取引先の負担が増えるなら、フォーム化の範囲や方法を見直してください。

「電話やFAXの注文を一覧へ転記している」「自社の商品数でGoogleフォームが使えるか判断できない」「在庫表や請求書とのつながりも考えたい」という場合は、小さな会社の業務効率化・自動化サポートをご覧ください。現在の注文方法と商品数を確認し、フォームで扱える範囲と別の仕組みを検討する範囲を切り分けます。