在庫の管理表、発注書や請求書の作成、毎月の転記と集計、案内文などの定型文づくり。「同じ作業を、毎回手でやっている」という状態は、少しずつ仕組みに置き換えることができます。
しんITサポートでは、豊島区・文京区を中心に、IT担当者がいない小規模企業・個人事業主の業務効率化・自動化をサポートしています。
- 在庫や発注の管理表を、手作業で更新している
- 発注書・請求書を、前回のファイルをコピーして作り直している
- 紙やメールの内容を、Excelやスプレッドシートへ転記している
- 月末の集計に、毎回数時間かかっている
- お知らせや案内文などの定型文を、毎回ゼロから書いている
無料テンプレートで足りるケース、個別対応を検討するケース
当ブログでは、在庫管理表・発注書・請求書などのスプレッドシート無料テンプレートを配布しています。まずは、テンプレートのままで足りるかどうかを目安にしてください。
- 管理する商品や取引先が少なく、項目の追加・変更が不要
- 入力する人がひとりで、共有ルールを決める必要がない
- 今の業務の流れを、テンプレートの形に合わせられる
- 自社の商品一覧や帳票の形式に合わせて直したい
- 複数人で入力・確認するため、手順や権限の整理が必要
- 転記や集計そのものを自動化したい
- テンプレートを自分で直そうとして、途中で止まってしまった
サポートできること
1. Excel・Googleスプレッドシートの改善
関数の整理、入力規則の設定、集計の自動化、管理表の再設計など。今お使いの表を活かしながら、入力の手間とミスを減らします。
2. Googleフォームとの連携
注文・申込・作業報告などをフォームで受け付け、スプレッドシートへ自動で記録される形にします。転記作業そのものをなくすことが目的です。
3. 定型処理の簡易自動化
転記、通知メール、PDFの作成といった毎回同じ手順の処理を、Google Apps Scriptなどで自動化します。大きなシステムを作るのではなく、効果が出やすい部分だけを小さく自動化します。
4. 必要に応じたAI活用
案内文・お知らせなどの定型文の下書きや、長い資料の要約には、ChatGPT・GeminiなどのAIが役立つ場合があります。業務に合わせた指示文（プロンプト）の整備と、顧客名や契約内容など入力してはいけない情報の線引きも、あわせて整理します。
進め方
- 現状確認 — 今の業務の流れと、時間がかかっている作業を確認します（オンライン可）
- 改善案とお見積もり — 何をどこまで自動化するかを整理し、費用とあわせてご提案します
- 小さく作成 — 最初から全部を作らず、効果が出やすい部分から作成します
- 動作確認 — サンプルデータまたは個人情報・機密情報を除いたデータで一緒に確認し、必要な修正を行います
- 引き渡し — 使い方をご説明し、あとから自社で調整できるようポイントをお伝えします
料金
| サービス | 料金 |
|---|---|
| 初回相談 お困りごと、対応可否、進め方の確認 | 無料 オンライン相談 |
| 訪問基本サポート Excel・スプレッドシートまわりの軽い相談・その場での改善 | 11,000円〜 （税込・交通費込）/1回（60分〜90分） |
| 業務効率化・自動化の構築 テンプレートの自社用調整、フォーム連携、定型処理の自動化など | 内容を確認したうえで事前にお見積もり |
構築のご依頼は、必ず着手前にお見積もりをご確認いただいてから進めます。内容をお聞きした結果、「テンプレートのままで十分です」とお伝えする場合もあります。
対応できない範囲・ご注意
- 大規模な基幹システムの開発・改修、常駐での対応は行っていません
- 外部サービス（ネット販売システムなど）の内部仕様に関わる改修は、対応できない場合があります
- 自動化は作業時間の短縮を目指すものですが、効果の大きさは業務内容によって異なります。必ず効果が出るとお約束するものではありません
- 効果が見込めないと判断した場合は、その理由をお伝えし、無理に作成をお勧めしません
まずは、時間がかかっている作業を教えてください
「毎月、この作業に何時間かかっている」という情報だけでも構いません。現状をお聞きして、テンプレートで足りるか、個別に作った方がよいかからご案内します。
お問い合わせフォームでは「業務効率化・自動化の相談」を選択してください。