見積書を送った後、返事がないときに─ChatGPTで作るフォローメール3例

「見積書を送ったけれど、その後どう連絡すればいいか迷う」

「何度も連絡すると、しつこいと思われそう」

小さな会社や個人事業では、見積作成まではできても、その後の確認が後回しになりがちです。忙しい相手には、単に見積書を送っただけでは検討が止まってしまうこともあります。

豊島区・文京区を中心に、東京23区で訪問ITサポートをしている しんITサポート です。

この記事では、ChatGPTを使って、見積書送付後のフォローメールの下書きを作る方法を紹介します。

大事なのは、AIに営業を丸投げすることではありません。相手の状況を急かさず、次の判断をしやすくする連絡文を、短時間で用意することです。

この記事でできること

• 見積書を送った当日に送る、お礼と次の流れのメール
• 数日たっても返事がないときの、押し売りにならない確認メール
• 予算や時期が合わないと言われたときの、関係を切らない返信メール

業種、検討段階、確認したいことなどの条件を入れ替えれば、さまざまな業種で使えます。

最初に守ること：顧客情報や見積書をそのまま貼らない

見積書には、顧客名、住所、連絡先、金額、案件の事情などが含まれます。

ChatGPTに依頼するときは、実際の見積書やメール本文をそのまま貼り付けないでください。次のように置き換えます。

• 顧客名 → ○○様
• 会社名 → △△社
• 金額 → ○○円
• 案件内容 → オフィスのWi-Fi改善
• 日程 → ○月中

AIが作った文章には、事実と違う表現、約束していない納期、不要な値引きが混ざることがあります。送信前に必ず人が確認し、自社の言葉に直してください。

1. 見積書を送った当日：お礼と次の流れを伝える

見積書だけを添付して終えるより、「何を確認すればよいか」「質問はどこに送ればよいか」を一言添える方が、相手は動きやすくなります。

以下をChatGPTに貼り付けてください。

次の条件で、見積書送付後のお礼メールを作ってください。

・相手は小さな会社の担当者
・案件は「オフィスのWi-Fi改善」
・見積書をメールで送付した当日
・見積内容や進め方について質問があれば、気軽に連絡してほしい
・急かす表現、過度な営業表現、値引きの提案は入れない
・丁寧だが堅すぎない日本語で、250文字以内
・件名も1つ提案する

出力された文面をそのまま送るのではなく、「いつまでに返事が必要か」「質問を受ける方法」など、自社の実際の運用に合わせて調整します。

2. 3〜7日後：返事がないときの確認メール

返事がない理由は、断られたからとは限りません。忙しくて社内確認が止まっている、決裁者にまだ見せられていない、といったケースもあります。

確認メールの目的は、契約を迫ることではなく、相手の検討状況を把握し、必要なら質問に答えることです。

次の条件で、見積書送付後の確認メールを作ってください。

・見積書を送付してから5日経過している
・案件は「オフィスのWi-Fi改善」
・相手を急かさず、検討状況や不明点があれば教えてほしいと伝えたい
・見積内容の説明や日程調整が必要なら対応できる
・「ご契約」「至急」「期限」など、圧迫感のある表現は使わない
・200文字以内、件名つき

「ご検討いかがでしょうか」だけでは、相手が何を返せばよいか分かりません。説明、日程、見積内容など、返答の選択肢を示すと返信の負担を下げられます。

3. 予算や時期が合わないとき：関係を切らない返信

「今回は予算が合わない」「時期を見直したい」と言われたとき、すぐに値引きへ進む必要はありません。

今は見送る理由を把握し、条件が変わったときに相談してもらえる関係を残す方が、長期的には重要です。

次の条件で、見積をいったん見送ると連絡をくれたお客様への返信メールを作ってください。

・理由は「予算と実施時期の都合」
・無理な値引きや、契約を急かす表現は入れない
・必要になった際は、内容や時期を改めて相談できることを伝える
・相手が連絡をくれたことへのお礼を入れる
・180文字以内、件名つき

ここでも、AIに価格交渉や条件変更を決めさせてはいけません。値引き、支払い条件、保証、納期などは、必ず自社の判断で決めます。

使う前に確認したい3つのこと

ChatGPTで下書きを作る前に、次だけ決めておくと文面が安定します。

1. 次に相手にしてほしいこと：質問、日程確認、社内検討のどれか
2. 連絡するタイミング：送付当日、数日後、見送り連絡後
3. 自社で決められる範囲：日程、価格、納期、追加作業のどこまでか

AIは、条件が曖昧だと無難で長い文章を作りがちです。「誰に、いつ、何を確認したいか」を先に決めると、手直しが少なくなります。

ChatGPTの基本的な使い方から知りたい方へ

メール作成、要約、チラシ文案、Excel関数など、まずは日常業務でChatGPTを使う基本から知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

👉 小さな会社の社長がChatGPTでできること｜明日から使える業務活用例

自分で使うか、仕組みごと整えるか

今回のようなメール作成は、まずChatGPTを使って自分で試せます。

ただし、見積作成、作業報告、顧客への連絡、次回提案が人によってバラつく場合は、プロンプトを渡すだけでは改善しきれません。入力項目や確認手順を整え、小さな業務ツールにする方が効果的なこともあります。

しんITサポートでは、生成AIの使い方を一緒に試すレクチャーと、業務に合わせた仕組みづくりの両方に対応しています。