【新年度の準備】その月額ツール、本当に使ってますか？ひとり社長のための「ITアカウント棚卸し」術

2026年3月20日

3月も下旬に入り、いよいよ新年度が近づいてきましたね。確定申告や決算などのバタバタが落ち着き、「ふぅ……」と一息ついているひとり社長の方も多いのではないでしょうか。

オフィスを掃除して4月を迎えるように、パソコンの中や「IT環境」にも春支度が必要です。

「ネットは繋がっているし、パソコンも動いているから大丈夫でしょ？」そう思われがちですが、約12年間ネットワークエンジニアとしてインフラ環境の構築・保守を守ってきた私からすると、**「目に見えない無駄な出費」と「データの裏口が開けっぱなしの危険」**を放置しているケースが非常に多いです。

今回は、新年度のスタートダッシュを切る前に、必ずやっておきたい「ITアカウントとセキュリティの棚卸し（断捨離）」3つのステップをご紹介します。

1. 【コストの棚卸し】「幽霊サブスク」を解約する

毎月のクレジットカードの明細、しっかり中身を確認していますか？「Chatwork」「Adobe」「Dropbox」など、IT系のカタカナ請求が毎月数千円〜数万円引き落とされていないでしょうか。

昔、少しだけ画像編集をしたくて契約したソフト
無料期間が終わって、そのまま課金され続けている便利ツール
今のGoogleドライブの容量で十分なのに、昔契約した別のクラウドストレージ

使っていないITツールへの支払いは**「誰も住んでいないアパートの家賃を払い続けている」**のと同じです。この春のタイミングで明細をチェックし、1年以上使っていないツールは思い切って解約しましょう。それだけで、年間数万円の利益を生み出すのと同じ効果があります。

相談としてあるのは、以前会社のカードで社員が契約してしまっているが、解約の仕方がわからないなんてこともあったりしましたので、もし、解約方法に困っていたらご相談ください。

2. 【セキュリティの棚卸し】Googleドライブの「共有権限」を見直す

個人的に、これが一番怖くて、一番放置されがちなポイントです。

過去に、外部のデザイナーさんや業務委託のアシスタントさんに、自社のGoogleドライブのフォルダやスプレッドシートを「共有」したことはありませんか？

プロジェクトが終わったのに、共有設定を解除し忘れている
退職した元スタッフが、いつでも顧客リストを見られる状態になっている

大企業であれば「情シス部門」がアカウントを削除して守ってくれますが、小規模ビジネスでは社長自身が鍵を閉めなければなりません。

ちなみに、ご自分のGoogleドライブを確認し、以下のように人型のアイコンになっている場合は、共有設定されています。

もし、そうなっていた場合の【今すぐできるチェック方法】

重要なファイルやフォルダを右クリックし、「共有」を選んでみてください。そこに「今はもう関わっていない人」のアイコンや名前があれば、今すぐ「アクセス権を削除」しましょう。デジタル空間の「合い鍵」を回収する、大切な作業です。

3. 【安心の棚卸し】「付箋パスワード」を卒業する

パソコンのモニターの端に、パスワードを書いた付箋を貼っていませんか？あるいは、すべてのWebサイトで「同じパスワード」を使い回していませんか？

ビジネスが成長し、扱うITツール（会計ソフト、銀行、SNS、各種ポータル）が増えれば増えるほど、人間の記憶力では管理できなくなります。

新年度を迎えるこの機に、**Google Chromeの「パスワードマネージャー」**や、専用のパスワード管理アプリへの移行を強くおすすめします。

「覚えるのは1つのマスターパスワードだけ。あとは機械（ブラウザ）に安全に記憶させる」これだけで、毎回のログイン時の「パスワードなんだっけ……？」というストレスから解放され、セキュリティも格段に向上します。

個人的に、全力でおすすめしたいのが「1Password（ワンパスワード）」という有料アプリです。（決して回し者ではありません！笑）

私自身も長年愛用しているのですが、最大の魅力は「使うブラウザや端末を一切選ばない」ところです。
無料のChromeパスワードマネージャーも優秀ですが、基本的にChromeの中でしか使えません。一方、1Passwordなら「会社のWindowsPCではEdge」「出先のMacではChrome」「手元のiPhoneではSafari」といったように、どんな環境でも同じパスワードを瞬時に呼び出せます。この解放感、一度味わうと本当に手放せなくなりますよ！

1Pssword公式サイト