はじめに
ここんにちは、小さな会社のITサポートのしんです。
ひとり社長・小規模企業の方とお話ししていると、こんなお悩みをよく聞きます。
- フォルダが増えすぎて、請求書やPDFを探すのがしんどい
- 案件ごとにファイルが散らばって管理が大変
- 月末、結局手作業でファイルをまとめている
- 途中でファイルが追加されると、探し直しになる
特に Googleドライブを使って業務されている方は「フォルダ散乱問題」が本当に多いです。
そこで今回、
Googleドライブ内の複数フォルダから、必要なファイルだけを自動で集めるツール
を作りました。
しかも無料公開しているので、誰でも自社の業務にすぐ取り入れることができます。
●イメージ
以下のように検索したいフォルダ（株式会社A,B）の中にある請求書ファイルを、ツールを使って集約したいフォルダにコピーすることができます。
↓ ツールを実行すると以下のように集約フォルダにまとまります。
このツールでできること（わずか1クリック）
✔ Googleドライブの複数フォルダをまとめて検索
サブフォルダの中まで自動で探します。
✔ キーワード検索で必要なファイルだけ抽出
.pdf.jpg請求書見積2026
など何でもOK。
拡張子でも日本語でも、複数指定でも問題ありません。
✔ ファイルを1つのフォルダに自動でコピー
会計・経理・資料整理が劇的に楽になります。
✔ コピー時に「フォルダ名_ファイル名」で保存
例：
案件A_請求書.pdf
案件B_請求書.pdf
重複ファイルが発生せず、どこから来たか一目で分かります。
✔ 途中で追加されたファイルも拾える
すでに同名のファイルがある場合はスキップします。
どんな人に役立つツール？
ひとり社長・小規模企業の方で、
- 案件フォルダが増えて管理が難しくなっている
- 請求書や領収書が散らばりがち
- 月末処理が毎回バタバタする
- 会計や経理に使うファイルを自動で集めたい
- Googleドライブの整理に困っている
という方にはかなり刺さるツールだと思います。
実際、私は複数社のITサポートで使っていますが、
ファイル探しの時間がほぼゼロになりました。
ツールの使い方（初心者でも迷わない）
ステップ1：スプレッドシートを開く
公開しているスプレッドシートを開いてください。
ステップ2：必要な項目を入力する
次の4箇所だけ埋めればOKです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 検索フォルダ | 検索したいフォルダ（URLを貼るだけ） |
| コピー先フォルダ | 結果をまとめるフォルダ |
| 検索キーワード | .pdf, 請求書 など |
| 実行モード | コピー／移動 |
ステップ3：メニューから実行する
スプレッドシート上に
📂 ファイル抽出 → 設定を使って実行
というメニューが出ています。
これを押すだけ。
初めて実行する場合は、権限の確認が行われるため、すべて許可して実行してください。
ステップ4：結果を確認
数秒〜数十秒で処理が完了し、
- 処理件数
- スキップ件数
- 実行結果
- 実行日時
が自動でスプレッドシートに記録されます。
この仕組みで工夫している点（技術的な補足）
ここからは興味がある方向けです。
✔ キーワード自動判定
ユーザーに「検索方法」を選ばせたくなかったため、
.pdf→ 拡張子検索請求書→ 文字検索
を自動で切り替えています。
✔ フォルダ名を先頭につけてコピーする理由
これにより、
- 重複が起きない
- ファイル元が一目でわかる
- 再実行しても新しい分だけ拾える
という仕組みが実現できます。
✔ 再帰的にサブフォルダをすべて探索
案件フォルダが深くても問題ありません。
✔ 重複ファイルはスキップ
二度と同じファイルがコピーされません。
コード全文（必要な方向け）
※一般の社長さんは読まなくてOKです
※技術者向けに掲載しています
スプレッドシートの「拡張機能」> 「App Script」から確認ください。小規模企業におすすめの活用例
- 月末の請求書を一括で集める
- 各案件フォルダのPDFだけをまとめる
- 経理資料を月別で自動整理
- スキャン画像（領収書・契約書）整理
- 写真や資料を別フォルダへ自動仕分け
Googleドライブの運用が一気に楽になります。
まとめ
今回紹介したツールのポイントは次のとおりです。
- Googleドライブ内の必要ファイルを 自動で集約
- キーワード検索は 拡張子でも日本語でもOK
- ファイル名にフォルダ名を自動付与し、重複防止
- スプレッドシートに入力するだけで誰でも使える
- 小規模企業のファイル整理に最適
毎月のファイル探し・整理に時間を取られている方は、
ぜひこの無料ツールを試してみてください。
おわりに
Googleドライブの運用は、ちょっとした工夫で驚くほど楽になります。
- ファイル管理に悩んでいる
- 自社に合った仕組みを作りたい
- Googleドライブの自動化を相談したい
という方には、最適な設定方法をご提案しています。
お気軽にご相談ください。
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