もう発注メールで悩まない！在庫チェックを自動化するかんたん方法

2025年8月30日

発注や在庫管理に追われているひとり社長さんへ。
少人数で仕事を回していると、こうした小さな作業が意外と時間を奪いますよね。

今回は 「在庫が減ったら仕入先にメール下書きを自動で作る仕組み」 をご紹介します。
GoogleスプレッドシートとGmailを使うだけで、毎日の確認とメール作成の手間を大幅に減らせます。

これを使えば、メールを一から書く必要がなくなり、うっかり発注忘れも防げます。
さらに「通知済みフラグ」と「自動リセット機能」を追加して、しつこい通知も防げるようにしました。

どんなことができるの？

👉 つまり「在庫を見て → メールを作って → 宛先を入力する」手間が丸ごと減ります。

こんな表を作ります👇サンプルファイルは無料で配布しております。

商品ID	商品名	単価	在庫数	補充目安	在庫金額	仕入先名	メールアドレス	通知フラグ	通知日
A001	りんご	¥300	2	5	¥600	株式会社A社	a@example.com	通知済	2025/08/28
A002	みかん	¥200	20	10	¥4,000	株式会社B社	b@example.com

👉 ポイントは、仕入先のメールアドレスまで書いておくことです。
これで「誰に送るか」まで自動で判断してくれます。

在庫表イメージ

「プログラム」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、やることは簡単です。
Googleスプレッドシートには Apps Script（アプリスクリプト） という機能があり、そこに決まった文章を貼るだけでOK。

すると在庫を見て「足りない！」と判断されたら、自動でGmailの下書きができあがります。

件名：

【下書き】商品発注のご依頼（2025/08/28）

本文：

株式会社A社 御中

いつもお世話になっております。
下記の商品について発注をお願い申し上げます。

【発注内容】
A001　りんご　30個（目安5）

ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

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※このメールは自動で作成された下書きです。
※送信前に宛先と内容をご確認ください。

👉 あとは内容を確認して「送信ボタン」を押すだけ。

「メールテンプレート」シートの B列（テンプレート内容） を編集します。
- 件名を変えたいとき → subject の行を編集
- 本文を変えたいとき → body_template の行を編集
- 商品1行あたりの表記を変えたいとき → item_line の行を編集
C列（備考） にプレースホルダの説明が書いてあるので、迷ったらここを参照してください。
- 例： {{items}} = item_line を商品数分だけ繰り返し、改行で結合
- 例： {{id}} = 商品ID, {{name}} = 商品名

👉 プログラムを触らなくても、メール文面はすべてスプレッドシートで調整できます。

「発注通知」メニューから 「下書き作成（在庫チェック）」 をクリックします。
在庫数（E列）が補充目安（F列）を下回っている商品があると、
- Gmail の下書きにメールが自動作成される
- 通知フラグ（J列）に「通知済」と記録される
- 通知日（K列）に日付が入る
在庫が補充されて目安を超えると、通知フラグと日付は自動でクリアされます。